Visionnaire mejoró el Portal Microsoft SharePoint de AngloGold Ashanti, reduciendo retrabajo y aumentando la eficiencia operativa
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Problema Resumido
Solución Resumida
Resultados
La evolución del Portal, impulsada por Visionnaire, permitió una mejor
organización de la información de proveedores, facilidad en la consulta de pagos y una base estructurada para
evoluciones futuras.
Antes, parte del control se realizaba fuera del sistema (hojas de cálculo,
PDFs, correos electrónicos). Sin embargo, con la solución de Visionnaire, la información pasó
a estar centralizada en Microsoft SharePoint, y AngloGold Ashanti obtuvo trazabilidad y mayor facilidad para auditar, consultar
históricos y tomar decisiones, lo que trajo ganancias directas en gobernanza y cumplimiento (compliance), algo
crítico para una empresa minera.
Visionnaire también evitó cambios de plataforma, costos de migración
y dependencia de tecnologías externas; es decir, promovió bajo riesgo técnico y mantenimiento facilitado
por el equipo interno de AngloGold Ashanti. Aunque se trató de un proyecto de mejoras puntuales, la solución
de Visionnaire estructuró mejor el sistema, organizó procesos y creó una base técnica y metodológica
para nuevas demandas.
Tecnologías
Base de datos: Microsoft SQL Server, ya que se utiliza SharePoint de Microsoft.
Hospedaje del sistema: Local (on-premises) en AngloGold Ashanti.
Problema Detallado
La empresa tiene una historia de casi dos siglos de actuación en el país,
siendo una de las empresas mineras más antiguas en operación. En el año 2004, AngloGold y Ashanti Goldfields
se unieron, dando origen a AngloGold Ashanti, y el nombre combinado se utiliza hasta el día de hoy.
AngloGold Ashanti necesitaba mejorar un portal Microsoft SharePoint desarrollado
por otra empresa y utilizado por proveedores; sin embargo, en ese momento servía únicamente para consulta de
pagos. Como TI no es el foco del negocio, AngloGold Ashanti sufría con desarrolladores que no lograban atender sus
necesidades. Por lo tanto, la idea era evolucionar para permitir que los proveedores pudieran enviar facturas directamente
a través del portal.
Esto se debía a que la herramienta se consideraba limitada, ya que no existía
un flujo completo: el proceso terminaba en la etapa de solicitud, y el resto del control (programación, ejecución,
medición y pago) quedaba fuera del sistema, muchas veces en Excel, PDF o controles paralelos.
Por ejemplo, los proveedores enviaban facturas por correo electrónico, generalmente
en PDF, lo que generaba confusión y retrabajo (porque los correos se enviaban con asuntos diferentes), PDFs sueltos
y dificultad para filtrar y organizar. Por lo tanto, el equipo responsable de los registros enfrentaba las dificultades de
ese flujo desorganizado.
Así, la necesidad de AngloGold Ashanti era crear un proceso completo, que
debería incluir aprobación estructurada (con reglas), programación y ejecución con el proveedor,
actualización de estado por etapas, registro de fechas y evidencias, emisión y control de memoria de cálculo,
boletín de medición y pago, además de informes gerenciales por estado y tipo de solicitud.
El formulario debía controlar el ciclo completo, con estados como: en aprobación,
programada, en ejecución, ejecutada (con fechas reales), memoria de cálculo, boletín de medición,
verificación, pago y finalizada.
Mediante una nueva funcionalidad en el portal, sería posible filtrar un proveedor,
seleccionar el período de emisión, informar la fecha de registro, completar la Orden de Compra y FRS, adjuntar
el PDF de la factura y hacer clic en “Enviar” para que la factura aparezca organizada en el sistema.
También era necesaria la elaboración de informes del tipo: ¿cuántas
solicitudes están en aprobación?, ¿cuántas ya fueron aprobadas y están esperando programación?,
¿cuántas están en ejecución? y ¿cuántas están pendientes de boletín/pago?
Solución Detallada
Visionnaire adoptó prácticas de
desarrollo ágil con Scrum, entregas iterativas e incrementales, ejecución en sprints, con refinamiento
continuo de requisitos, lo que permitió aprender el código fuente existente en las primeras semanas, ajustar
requisitos conforme el entendimiento del sistema y minimizar el impacto de cambios durante el proyecto.
Además, Visionnaire se comprometió
a trabajar sobre la tecnología ya existente, sin rupturas, lo que garantizó menor riesgo técnico, mayor
rapidez en la implementación y facilidad de mantenimiento futuro por el equipo interno.
El proyecto contó con un equipo calificado
y dimensionado correctamente, que incluyó desarrolladores de nivel medio y senior, Gerente De Proyectos/Scrum Master,
y profesionales con experiencia en portales corporativos, integración de sistemas, SharePoint y plataformas Microsoft.
Este equipo permitió absorber rápidamente el contexto del sistema existente y entregar las mejoras con calidad.
Visionnaire también ofreció un proceso robusto de calidad y gobernanza, que incluyó control de calidad, gestión de riesgos, documentación, proceso formal de aceptación, y gestión de cambios vía RFE (Request for Enhancement o Solicitud de Mejora). Esto garantizó trazabilidad de las entregas, control de alcance y confianza de AngloGold Ashanti durante la ejecución.
Folleto
Presentación
