A Visionnaire aprimorou o Portal Microsoft SharePoint da AngloGold Ashanti, reduzindo retrabalho e aumentando a eficiência operacional
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Problema Resumido
Solução Resumida
Resultados
A evolução do Portal, promovida pela Visionnaire, permitiu melhor organização
das informações de fornecedores, facilidade na consulta de pagamentos e base estruturada para evoluções
futuras.
Antes, parte do controle era feito fora do sistema (planilhas, PDFs, e-mails), porém, com a solução
da Visionnaire, as informações passaram a ficar centralizadas no Microsoft SharePoint, a AngloGold Ashanti ganhou
rastreabilidade e facilidade para auditar, consultar históricos e tomar decisões, o que trouxe ganhos diretos
em governança e compliance, algo crítico para uma empresa de mineração.
A Visionnaire também evitou trocas de plataforma, custos de migração e dependência
de tecnologias externas, ou seja, promoveu baixo risco técnico e manutenção facilitada pelo time interno
da AngloGold Ashanti. Mesmo sendo um projeto de melhorias pontuais, a solução da Visionnaire estruturou melhor
o sistema, organizou processos e criou uma base técnica e metodológica para novas demandas.
Tecnologias
Banco de Dados Microsoft SQL Server, uma vez que é utilizado o SharePoint da Microsoft.
Hospedagem do sistema local na AngloGold Ashanti.
A empresa tem uma história de quase dois séculos de atuação no país,
sendo uma das empresas mineradoras mais antigas em operação. No ano de 2004, AngloGold e Ashanti Goldfields
se uniram, dando origem à AngloGold Ashanti, e o nome combinado é utilizado até os dias de hoje.
A AngloGold Ashanti precisava melhorar um portal Microsoft SharePoint desenvolvido por outra empresa
e que era usado por fornecedores, porém, à época, servia apenas para consulta de pagamentos. Como TI
não é o foco do negócio, a AngloGold Ashanti sofria com desenvolvedores que não davam conta das
suas necessidades. Portanto, a ideia era evoluir para permitir que os fornecedores pudessem enviar notas fiscais diretamente
pelo portal.
Isso porque a ferramenta era considerada limitada, visto que não havia um fluxo completo: o processo
terminava na fase de solicitação, e o restante do controle (programação, execução,
medição e pagamento) ficava fora do sistema, muitas vezes em Excel, PDF ou controles paralelos.
Por exemplo, os fornecedores enviavam notas por e-mail, geralmente em PDF, o que gerava confusão
e retrabalho (pois e-mails eram enviados com assuntos diferentes), PDFs soltos e dificuldade para filtrar e organizar, logo,
o time responsável pelos lançamentos lidava com as dificuldades desse fluxo desorganizado.
Logo, a necessidade da AngloGold Ashanti era criar um processo completo, o qual deveria incluir aprovação
estruturada (com regras), programação e execução com fornecedor, atualização de
status por etapas, registro de datas e evidências, emissão e controle de memória de cálculo, boletim
de medição e pagamento, além de relatórios gerenciais por status e tipo de solicitação.
O formulário deveria controlar o ciclo completo, com estados como em aprovação,
programada, em execução, executada (com datas reais), memória de cálculo, boletim de medição,
conferência, pagamento e finalizada.
Por meio de uma nova funcionalidade no portal, seria possível filtrar um fornecedor, selecionar
o período de emissão, informar a data de lançamento, preencher o Pedido de Compra e FRS, anexar o PDF
da nota fiscal e clicar em “Enviar” para a nota aparecer organizada no sistema.
Também se fazia necessária a elaboração de relatórios do tipo: quantas solicitações estão em aprovação, quantas já foram aprovadas e aguardam programação, quantas estão em execução e quantas estão pendentes de boletim/pagamento.
Solução Detalhada
A Visionnaire adotou práticas de desenvolvimento ágil
com Scrum, entregas iterativas e incrementais, execução em sprints, com refinamento contínuo
de requisitos, o que possibilitou aprender o código-fonte existente nas primeiras semanas, ajustar requisitos conforme
o entendimento do sistema e minimizar impacto de mudanças durante o projeto.
Além disso, a Visionnaire se comprometeu a trabalhar sobre a tecnologia já existente, sem
rupturas, o que garantiu menor risco técnico, mais rapidez na implementação e facilidade de manutenção
futura pelo time interno.
O projeto contou com um time qualificado e dimensionado corretamente, que incluiu desenvolvedores plenos
e seniores, gerente de projetos / Scrum Master, profissionais com experiência em portais corporativos, integração
de sistemas, SharePoint e plataformas Microsoft. Esse time permitiu absorver rapidamente o contexto do sistema existente e
entregar as melhorias com qualidade.
A Visionnaire também ofereceu um processo robusto de qualidade e governança, que incluiu
controle de qualidade, gestão de riscos, documentação, processo formal de aceite, gestão de mudanças
via RFE (Request for Enhancement ou Solicitação de Aprimoramento). Isso garantiu rastreabilidade das
entregas, controle de escopo e confiança da AngloGold Ashanti durante a execução.
Apresentação
Panfleto
