AngloGold Ashanti - Mejoras en Sistema y Portal Microsoft SharePoint

Cliente
AngloGold Ashanti 

Área
Minería 

Problema Resumido
AngloGold Ashanti, una empresa global de minería de oro con fuerte presencia en Brasil, especialmente en el estado de Minas Gerais, y con casi dos siglos de actuación en el país, necesitaba evolucionar un portal Microsoft SharePoint heredado, desarrollado por terceros y utilizado por proveedores, que en ese momento servía únicamente para consulta de pagos. La necesidad era transformar el portal en un proceso completo y rastreable, permitiendo el envío de facturas directamente en el sistema, control por etapas (aprobación, programación, ejecución, medición y pago), adjuntos en PDF, actualización de estados y generación de informes gerenciales para seguimiento y toma de decisiones. 

Solución Resumida
Visionnaire atendió la demanda de AngloGold Ashanti mediante un enfoque estructurado, técnico e incremental, fundamentado en su experiencia con Microsoft SharePoint y en el uso de metodología ágil (Scrum). La solución fue construida a partir de los documentos de alcance proporcionados por AngloGold Ashanti, con entregas iterativas en sprints, refinamiento continuo de requisitos y un período inicial dedicado a comprender el código fuente existente, reduciendo riesgos y permitiendo ajustes a lo largo del proyecto. La ejecución contó con un equipo calificado, y Visionnaire mantuvo la tecnología existente, asegurando rapidez en la implementación y facilidad de mantenimiento futuro. 

Resultados
Con las mejoras en el Sistema y Portal Microsoft SharePoint, AngloGold Ashanti pasó a contar con procesos más estandarizados, menor dependencia de controles manuales y flujos más claros para registro de proveedores, consulta de pagos y uso de formularios, lo que redujo errores operativos y retrabajo. 

La evolución del Portal, impulsada por Visionnaire, permitió una mejor organización de la información de proveedores, facilidad en la consulta de pagos y una base estructurada para evoluciones futuras. 

Antes, parte del control se realizaba fuera del sistema (hojas de cálculo, PDFs, correos electrónicos). Sin embargo, con la solución de Visionnaire, la información pasó a estar centralizada en Microsoft SharePoint, y AngloGold Ashanti obtuvo trazabilidad y mayor facilidad para auditar, consultar históricos y tomar decisiones, lo que trajo ganancias directas en gobernanza y cumplimiento (compliance), algo crítico para una empresa minera. 

Visionnaire también evitó cambios de plataforma, costos de migración y dependencia de tecnologías externas; es decir, promovió bajo riesgo técnico y mantenimiento facilitado por el equipo interno de AngloGold Ashanti. Aunque se trató de un proyecto de mejoras puntuales, la solución de Visionnaire estructuró mejor el sistema, organizó procesos y creó una base técnica y metodológica para nuevas demandas. 

Tecnologías
Lenguaje de programación: C#, ya que la intranet del cliente se ejecuta con Microsoft SharePoint 2013. 

Base de datos: Microsoft SQL Server, ya que se utiliza SharePoint de Microsoft. 

Hospedaje del sistema: Local (on-premises) en AngloGold Ashanti.

Problema Detallado
AngloGold Ashanti es una empresa global de minería de oro, con actuación en varios países alrededor del mundo, especialmente en Brasil, donde el área minera se concentra en el estado de Minas Gerais. 

La empresa tiene una historia de casi dos siglos de actuación en el país, siendo una de las empresas mineras más antiguas en operación. En el año 2004, AngloGold y Ashanti Goldfields se unieron, dando origen a AngloGold Ashanti, y el nombre combinado se utiliza hasta el día de hoy. 

AngloGold Ashanti necesitaba mejorar un portal Microsoft SharePoint desarrollado por otra empresa y utilizado por proveedores; sin embargo, en ese momento servía únicamente para consulta de pagos. Como TI no es el foco del negocio, AngloGold Ashanti sufría con desarrolladores que no lograban atender sus necesidades. Por lo tanto, la idea era evolucionar para permitir que los proveedores pudieran enviar facturas directamente a través del portal. 

Esto se debía a que la herramienta se consideraba limitada, ya que no existía un flujo completo: el proceso terminaba en la etapa de solicitud, y el resto del control (programación, ejecución, medición y pago) quedaba fuera del sistema, muchas veces en Excel, PDF o controles paralelos. 

Por ejemplo, los proveedores enviaban facturas por correo electrónico, generalmente en PDF, lo que generaba confusión y retrabajo (porque los correos se enviaban con asuntos diferentes), PDFs sueltos y dificultad para filtrar y organizar. Por lo tanto, el equipo responsable de los registros enfrentaba las dificultades de ese flujo desorganizado. 

Así, la necesidad de AngloGold Ashanti era crear un proceso completo, que debería incluir aprobación estructurada (con reglas), programación y ejecución con el proveedor, actualización de estado por etapas, registro de fechas y evidencias, emisión y control de memoria de cálculo, boletín de medición y pago, además de informes gerenciales por estado y tipo de solicitud. 

El formulario debía controlar el ciclo completo, con estados como: en aprobación, programada, en ejecución, ejecutada (con fechas reales), memoria de cálculo, boletín de medición, verificación, pago y finalizada. 

Mediante una nueva funcionalidad en el portal, sería posible filtrar un proveedor, seleccionar el período de emisión, informar la fecha de registro, completar la Orden de Compra y FRS, adjuntar el PDF de la factura y hacer clic en “Enviar” para que la factura aparezca organizada en el sistema. 

También era necesaria la elaboración de informes del tipo: ¿cuántas solicitudes están en aprobación?, ¿cuántas ya fueron aprobadas y están esperando programación?, ¿cuántas están en ejecución? y ¿cuántas están pendientes de boletín/pago? 

Solución Detallada
Visionnaire atendió la demanda de AngloGold Ashanti adoptando un enfoque estructurado, técnico e incremental, combinando experiencia previa en Microsoft SharePoint, proceso ágil y un equipo especializado, según se describe en la propuesta. Al basar la solución directamente en los documentos de alcance enviados por AngloGold Ashanti, Visionnaire garantizó total adherencia a la necesidad del cliente. 

Visionnaire adoptó prácticas de desarrollo ágil con Scrum, entregas iterativas e incrementales, ejecución en sprints, con refinamiento continuo de requisitos, lo que permitió aprender el código fuente existente en las primeras semanas, ajustar requisitos conforme el entendimiento del sistema y minimizar el impacto de cambios durante el proyecto. 

Además, Visionnaire se comprometió a trabajar sobre la tecnología ya existente, sin rupturas, lo que garantizó menor riesgo técnico, mayor rapidez en la implementación y facilidad de mantenimiento futuro por el equipo interno. 

El proyecto contó con un equipo calificado y dimensionado correctamente, que incluyó desarrolladores de nivel medio y senior, Gerente De Proyectos/Scrum Master, y profesionales con experiencia en portales corporativos, integración de sistemas, SharePoint y plataformas Microsoft. Este equipo permitió absorber rápidamente el contexto del sistema existente y entregar las mejoras con calidad. 

Visionnaire también ofreció un proceso robusto de calidad y gobernanza, que incluyó control de calidad, gestión de riesgos, documentación, proceso formal de aceptación, y gestión de cambios vía RFE (Request for Enhancement o Solicitud de Mejora). Esto garantizó trazabilidad de las entregas, control de alcance y confianza de AngloGold Ashanti durante la ejecución.

Folleto
Folleto del Caso de Éxito  

Presentación
Presentación del Caso de Éxito